Trend 3: Reorganiseren en veranderen

Hans Vanderspikken
Hans Vanderspikken over de reorganisatie van Klasse: "We geloven dat we er sterker uitkomen."

Never waste a good crisis. Een citaat van Winston Churchill dat perfect weergeeft hoe het team van Klasse (Departement Onderwijs en Vorming) is omgegaan met de loodzware veranderingen waar het plots mee geconfronteerd werd. Klasse was een van de vele diensten die de voorbije jaren te maken kreeg met besparingen en reorganisaties. “We hebben een jaar nodig gehad om onszelf opnieuw uit te vinden. Het is goed dat we die tijd genomen hebben”, blikt waarnemend hoofdredacteur Hans Vanderspikken terug.

Anderhalf jaar geleden kreeg de redactie totaal onverwacht te horen dat ze 1,8 miljoen euro moest besparen. Dat sloeg in als een bom. “Achteraf bekeken kan je de hele periode nadien indelen in drie fases”, vertelt Hans Vanderspikken. “Meteen na het nieuws in de zomer van 2014 was er vooral veel ongeloof, ontreddering en boosheid op de redactie. Maar we beseften meteen dat we drastische en pijnlijke beslissingen moesten nemen. Er was gelukkig ook veel strijdlust. Er is toen keihard gewerkt omdat we heel goed beseften: ‘Dit worden onze laatste magazines voor jongeren en ouders’.”

Crisisteam

“We zijn meteen een crisisteam gestart, met mensen die al een leidinggevende functie hadden: de toenmalige hoofdredacteur, teamcoaches, eindredacteurs … Zij hebben samen ons toekomstplan opgesteld: Klasse zou nog meer multimediaal gaan, op papier en online, beter afgestemd op hoe mensen zich de dag vandaag informeren, maar met enkel een focus op leraren en directeurs.”

Opnieuw vertrouwen

Toen brak een tweede fase aan. “Ons plan moest omgezet worden naar een nieuwe manier van werken. Er kwamen verschillende werkgroepen, over de financiën, het aanbod, de website enzovoort. Niemand was verplicht om in zo’n groep te zitten, maar velen deden het wel. Dat was goed om zoveel mogelijk collega’s te betrekken.”

Ondertussen maakte het team ook bewust tijd om inhoudelijk te experimenteren. “Er kwam een eerste livestream (online live-uitzending, red.) over radicalisering, en we hebben daarover ook een longread (lang online verhaal doorweven met filmpjes en geluid, red.) gemaakt, wat ook nieuw was. Zulke nieuwigheden geven energie. En we hebben ze ook gevierd, want het waren belangrijke succesjes.”

Boost

Vanaf april 2015 viel de puzzel stilaan in elkaar. “In september 2015 volgde dan de lancering van Klasse, met verschillende kanalen die zo goed mogelijk op elkaar inspelen: de nieuwe site klasse.be, sociale media, verschillende nieuwsbrieven, online video, verbindende acties en het vernieuwde magazine dat betalend werd. “We hebben nu meer dan 15 000 abonnees voor de papieren Klasse. Surfers vinden opnieuw vlot de weg naar onze site. We ontvingen ook meteen de ‘Press and Communication’ prijs voor de beste herlancering van ons multimediaal project. Dat geeft een boost.”

Twaalf afscheidsfeestjes

Klasse is dus aan het heropleven. Maar er zindert nog veel na. “Het is al zwaar en emotioneel geweest. We zijn veel kwijt. Drie van onze vier magazines zijn geschrapt (Yeti, Maks! en Klasse voor Ouders, red.) en 12 van de 37 medewerkers zijn vertrokken. Dat zijn evenveel afscheidsfeestjes hé. Er is nog een lange weg te gaan. We zitten nog volop in de verandering en dat zal nog een hele tijd zo blijven. Maar we geraken er. En geloven dat we hier sterker uitkomen.”

klasse.be

10 tips om veranderingen te overleven

“Hou er vooral rekening mee dat iedereen anders reageert op veranderingen”

- Hans Vanderspikken, waarnemend hoofdredacteur Klasse
  1. Doe iets. Grote veranderingen en reorganisaties zijn hoe dan ook moeilijk. Maar wacht niet af en doe zelf al iets met je collega’s. Zoek manieren om ermee om te gaan en zet dingen op poten: start een crisisteam, denk na over een nieuwe structuur, maak een toekomstplan …
  2. Ga belangrijke vragen van collega’s niet uit de weg. Wat is mijn taak nog binnen dit team? Wil ik dit werk nog wel doen? Dat soort vragen zullen waarschijnlijk naar boven komen. Het kan helpen als je samen nadenkt over een gezamenlijk doel. Dat schrijf je neer in een nieuwe missie.
  3. Betrek alle medewerkers zoveel mogelijk. Zoek een manier van werken die snel resultaat oplevert. “Wij zijn fan van kleine werkgroepen”, zegt Hans.  
  4. Zorg goed voor elkaar en praat veel. Iedereen reageert anders op situaties en heeft een andere snelheid. Hou daar zoveel mogelijk rekening mee. Terwijl de ene collega vooral kansen ziet, ziet de andere problemen. Praat conflicten uit.
  5. Verzorg zowel je interne als externe communicatie. Zorg ervoor dat alle medewerkers genoeg informatie krijgen, zo blijven ze betrokken. “Bij Klasse gebruiken we Google+ Community”, zegt Hans. “Er worden grapjes en inspirerende voorbeelden gedeeld, maar we mijmeren ook over dingen die we vroeger gemaakt hebben. Dat helpt om samen te verwerken.” Yammer is een ander intern netwerk dat je op die manier kan gebruiken.
    “Daarnaast hebben we bewust aandacht besteed aan ons externe netwerk. Op het ogenblik dat iedereen in de media hoorde dat het slecht ging met Klasse hebben we een netwerkevent georganiseerd en via onze site een nieuwsbrief aangeboden om op de hoogte te blijven. Onze boodschap was duidelijk: ‘We zijn er nog en dit zijn onze plannen’.”
  6. Experimenteer met nieuwheden, die al in de lijn liggen van de nieuwe richting die je zal uitgaan. Zo ontdek je al doende wat de nieuwe manier van werken zal inhouden. Volg opleidingen en deel wat je leert met collega’s.
  7. Zorg voor een duidelijk nieuw project. Hou er rekening mee dat een eerste plan nog sterk zal veranderen. “Het toekomstplan dat we na enkele maanden hadden, gaf de richting aan. Maar we hebben het nadien tijdens de uitwerking nog aangepast”, zegt Hans.
  8. Zoek externe begeleiding. Externen kunnen duiden en een kader geven. “Op den duur wisten wij niet meer of het wel normaal was dat we ruzie maakten, of dat mensen zich de ene week goed voelden op het werk, en het de week daarna niet meer zagen zitten. Dankzij onze begeleider wisten we dat dat heel gewoon is. Een hele geruststelling.”
    Hans en zijn collega’s hebben ook veel opgestoken van een teamactiviteit rond veranderingsmanagement. Die werd begeleid door een consultant van het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). “We werkten met pionnetjes om visueel aan te geven waar we op dat moment stonden in de reorganisatie. Sommigen waren nog heel boos, anderen zagen al kansen, … Na die sessie was het voor iedereen duidelijk dat we er samen moesten voor gaan. Er waren toen regelmatig conflicten en dat was normaal. We wisten waar we naartoe wilden en dat was veel belangrijker.”
  9. Zorg tussendoor voor kleine succesjes. En vier die.
  10. Ontdek nieuwe talenten bij alle medewerkers en zet die talenten in de nieuwe organisatie in. Zorg voor een dynamisch personeelsbeleid en voldoende opleiding.

Stoppen de veranderingen nog?

Dit is 2016. Alles verandert constant.

- Wim Verheyen van het Agentschap Overheidspersoneel

Wim Verheyen, afdelingshoofd van het HR-Expertisecentrum bij het Agentschap Overheidspersoneel: “Als we als overheid alleen voor onszelf zouden bestaan, kon alles gerust bij het oude blijven, maar dit is 2016. We staan ten dienste van de maatschappij die constant in verandering is. En we moeten ons daaraan aanpassen. Wendbaarheid is met reden een van de vier waarden van de Vlaamse overheid. Veranderingen bieden bovendien ook veel kansen om burgers en ondernemingen beter ten dienste te staan.”

Reactie toevoegen

Uw bericht wordt door onze redactie bekeken voor het op de site wordt geplaatst

Anonieme reacties worden niet gepubliceerd. We behouden het recht om lange reacties in te korten.